Czym jest wiarygodność finansowa kontrahenta i dlaczego warto ją badać?
Wiarygodność finansowa kontrahenta to zdolność firmy do terminowego regulowania zobowiązań płatniczych (faktur, kredytów, podatków). Ryzyko współpracy z niewiarygodnym partnerem obejmuje zatory płatnicze, utratę płynności, a nawet odpowiedzialność solidarną za niezapłacony VAT.
Przedsiębiorca zachowujący należytą staranność drastycznie zmniejsza ryzyko strat finansowych i chroni swój biznes przed wyłudzeniami.
Jak sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy?
Najprostsza weryfikacja kontrahenta obejmuje cztery obszary:
- Dane rejestrowe – sprawdź, czy firma istnieje i kto może ją reprezentować.
- Zadłużenie – zweryfikuj, czy kontrahent ma problemy z regulowaniem zobowiązań.
- Status podatkowy – sprawdź status VAT i rachunek bankowy na białej liście.
- Informacje z rynku i Internetu – poszukaj opinii, historii współpracy i sygnałów ostrzegawczych.
Przy większych kontraktach warto pójść krok dalej i skorzystać z profesjonalnego raportu gospodarczego.
Kompendium wiedzy o faktoringu >>
Krok 1: Jak bezpłatnie sprawdzić firmę w rejestrach publicznych?
Większość informacji na temat każdego przedsiębiorcy znajdziesz w bezpłatnych bazach i rejestrach dostępnych w Internecie. Zacznij od sprawdzenia czy Twój kontrahent zarejestrował działalność.
- Jednoosobową działalność gospodarczą zweryfikujesz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wystarczy znać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Bazę można również przeszukać po nazwie firmy czy numerze NIP
- Spółki cywilne możesz sprawdzić w bazie REGON
- Spółki prawa handlowego (spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo – akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna) znajdziesz w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego.
Gdzie sprawdzić firmę? Zestawienie bezpłatnych i dostępnych online rejestrów przedsiębiorców >>
Co sprawdzić w rejestrze firmy?
Samo potwierdzenie, że firma istnieje, to dopiero początek. Zwróć uwagę przede wszystkim na:
- datę rozpoczęcia działalności,
- aktualny status firmy,
- adres prowadzenia działalności,
- formę prawną,
- sposób reprezentacji,
- osoby uprawnione do reprezentowania spółki,
- informacje o likwidacji lub innych istotnych postępowaniach,
- dostępne sprawozdania finansowe,
- zmiany zachodzące w historii firmy.
Krok 2: Jak sprawdzić, czy kontrahent nie ma długów?
Dane rejestrowe pokazują, że firma istnieje, ale nie odpowiadają na najważniejsze pytanie: czy kontrahent płaci swoje zobowiązania na czas? Dlatego kolejnym krokiem powinna być weryfikacja jego wiarygodności płatniczej.
Aby to sprawdzić warto przejrzeć informację w bezpłatnym Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ) prowadzonym przez Ministra Sprawiedliwości. Pomocne są również Biura Informacji Gospodarczej (BIG). Gromadzą one informacje gospodarcze przekazywane przez wierzycieli, w tym dane dotyczące zobowiązań i terminowości płatności.
Obecnie w wykazie Ministerstwa Rozwoju i Technologii znajdują się cztery działające komercyjnie biura:
- BIG InfoMonitor,
- Krajowy Rejestr Długów BIG,
- ERIF BIG,
- Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej.
BIK i BIG – jak działają, czym się różnią? >>
Raport z BIG może być szczególnie przydatny, gdy:
- kontrahent jest nowy na rynku,
- planujesz sprzedaż z odroczonym terminem płatności,
- wartość zamówienia jest wysoka,
- chcesz przyznać klientowi wysoki kredyt kupiecki,
- współpraca ma być długoterminowa.
Krok 3: Jak sprawdzić status VAT i rachunek kontrahenta?
Kolejnym krokiem powinna być weryfikacja statusu podatkowego kontrahenta. Narzędzie, które do tego służy to biała lista podatników VAT. Wykaz pozwala m.in. zweryfikować status podatnika VAT oraz rachunki bankowe znajdujące się w wykazie.
Ma to szczególne znaczenie przy transakcjach o wartości przekraczającej 15 tys. zł, ponieważ zapłata na rachunek spoza wykazu może wiązać się z konsekwencjami podatkowymi, w tym utratą możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz odpowiedzialnością solidarną za zaległości kontrahenta w VAT.
Podatek VAT – co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć >>
Co sprawdzić na białej liście?
Przed wykonaniem przelewu zweryfikuj:
- numer NIP kontrahenta,
- jego status VAT,
- numer rachunku bankowego,
- dane podmiotu,
- datę, na którą sprawdzasz informacje.
Aby udowodnić zachowanie należytej staranności w weryfikacji kontrahenta warto wydrukować dane z białej listy na dzień dokonania płatności i zachować w dokumentacji.
Warto wiedzieć
W określonych sytuacjach można wystąpić do urzędu skarbowego o informacje dotyczące kontrahenta. Na Twój wniosek otrzymasz informację o aktualnej sytuacji podatkowej kontrahenta, czy składa on obowiązkowe deklaracje podatkowe lub inne dokumenty oraz czy zalega z płatnościami podatków. Usługa wymaga wniesienia opłaty skarbowej.
Krok 4: Jak ocenić kontrahenta poza rejestrami?
Dokumenty i bazy danych nie pokazują całego obrazu firmy. Dlatego przed większą transakcją warto sprawdzić również informacje dostępne na rynku i w Internecie. Zacznij od prostego researchu.
Co sprawdzić w Internecie?
Poszukaj:
- strony internetowej firmy,
- danych kontaktowych i adresu,
- profili w mediach społecznościowych,
- opinii klientów i partnerów biznesowych,
- informacji prasowych,
- publikacji dotyczących działalności firmy,
- informacji o realizowanych inwestycjach lub kontraktach,
- sygnałów dotyczących problemów finansowych lub prawnych.
Opinie internetowe traktuj jednak jako sygnał, a nie dowód. Pojedyncza negatywna recenzja nie przesądza o nierzetelności firmy, podobnie jak wiele pozytywnych opinii nie gwarantuje terminowych płatności.
Co daje rozmowa z innymi przedsiębiorcami?
W przypadku większego kontraktu warto spróbować porozmawiać z firmami, które już współpracowały z potencjalnym kontrahentem.
Możesz zapytać m.in.:
- Czy faktury były regulowane terminowo?
- Jak wyglądała komunikacja podczas współpracy?
- Czy pojawiały się problemy z płatnościami?
- Czy kontrahent wywiązywał się z warunków umowy?
- Jak długo trwała współpraca?
Jedna konkretna rozmowa może dostarczyć informacji, których nie znajdziesz w żadnym publicznym rejestrze.
Kiedy warto zamówić wywiad gospodarczy?
Przy niewielkim zamówieniu podstawowa weryfikacja może być wystarczająca. Przy kontrakcie opiewającym na setki tysięcy złotych sytuacja wygląda zupełnie inaczej.
Wywiad gospodarczy warto rozważyć wtedy, gdy potencjalna strata z powodu niewypłacalności kontrahenta byłaby dla Twojej firmy istotna.
Profesjonalny raport może obejmować m.in.:
- dane rejestrowe,
- informacje o powiązaniach kapitałowych i osobowych,
- informacje o zadłużeniu,
- dane dotyczące sytuacji finansowej,
- historię działalności,
- informacje o majątku,
- ocenę wiarygodności kontrahenta.
W przypadku szczególnie dużych transakcji analizę można uzupełnić o wizytę w miejscu prowadzenia działalności. Pozwala ona skonfrontować informacje z dokumentów z rzeczywistą skalą funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Jak często sprawdzać wiarygodność kontrahenta?
Weryfikacja kontrahenta nie powinna być jednorazowym działaniem wykonywanym wyłącznie przed podpisaniem pierwszej umowy.
Sytuacja finansowa przedsiębiorstwa może zmienić się w ciągu kilku miesięcy, a nawet tygodni. Dlatego szczególnie ważnych kontrahentów warto monitorować również w trakcie współpracy.
Ponowną weryfikację rozważ zwłaszcza, gdy:
- kontrahent zaczyna opóźniać płatności,
- prosi o wydłużenie terminu zapłaty,
- zwiększa wartość zamówień,
- chce uzyskać większy kredyt kupiecki,
- zmienia właściciela lub zarząd,
- pojawiają się negatywne informacje na jego temat,
- zauważasz pogorszenie sytuacji finansowej firmy.
Opóźniona płatność nie zawsze jest przypadkiem. Czasami jest pierwszym sygnałem większego problemu z płynnością finansową.
Co zrobić, gdy kontrahent wygląda na niewiarygodnego?
Weryfikacja kontrahenta ma przede wszystkim pomóc Ci podjąć decyzję, jak bezpiecznie skonstruować współpracę. Nie zawsze oznacza to konieczność rezygnacji z klienta.
Jeśli widzisz podwyższone ryzyko, możesz rozważyć:
- ograniczenie wartości pierwszego zamówienia,
- skrócenie terminu płatności,
- sprzedaż za przedpłatą,
- zastosowanie dodatkowego zabezpieczenia,
- ustalenie limitu kupieckiego,
- monitorowanie płatności,
- skorzystanie z faktoringu.
To ostatnie rozwiązanie może być szczególnie interesujące, jeśli chcesz współpracować z kontrahentem, ale jednocześnie ograniczyć wpływ jego terminu płatności na płynność finansową Twojej firmy.
