1 krok - bezpłatne bazy danych
Większość informacji na temat każdego przedsiębiorcy znajdziesz w bezpłatnych bazach i rejestrach dostępnych w Internecie. Zacznij od sprawdzenia czy Twój kontrahent zarejestrował działalność.
- Jednoosobową działalność gospodarczą zweryfikujesz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wystarczy znać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Bazę można również przeszukać po nazwie firmy czy numerze NIP
- Spółki cywilne możesz sprawdzić w bazie REGON
- Spółki prawa handlowego (spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo – akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna) znajdziesz w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego.
Wszystkie te bazy dostarczą Ci wiedzy na temat podmiotu gospodarczego: czy jest aktywny, od kiedy prowadzi działalność, jaki jest sposób reprezentacji firmy, czy nie ma złożonego wniosku o upadłość lub likwidację, ustanowionego kuratora oraz czy złożył sprawozdania finansowe za ostatnie lata.
Gdzie sprawdzić firmę? Zestawienie bezpłatnych i dostępnych online rejestrów przedsiębiorców >>
2 krok - listy dłużników
Po potwierdzeniu czy firma naszego kontrahenta działa zgodnie z prawem, pozostaje upewnić się czy przyszły klient rzetelnie reguluje swoje zobowiązania. Rejestr Dłużników Niewypłacalnych prowadzony jest przez KRS. Uzyskanie informacji, czy dany podmiot gospodarczy wpisany jest do tego rejestru jest odpłatne.
Istnieją także prywatne, internetowe bazy dłużników - Biura Informacji Gospodarczej (BIG). Na Twoje zamówienie zweryfikują one wiarygodność finansową firmy, z którą chcesz nawiązać współpracę. Ich usługi są również odpłatne. Są to:
- Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor)
- Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA
- Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
- KBIG - Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej
- Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych
BIK i BIG – jak działają, czym się różnią? >>
3 krok - status podatkowy
Kolejnym krokiem powinna być weryfikacja statusu podatkowego kontrahenta. Narzędzie, które do tego służy to biała lista podatników VAT. W wykazie znajdziesz dane dotyczące swojego kontrahenta do pięciu lat wstecz i potwierdzenie czy jest czynnym podatnikiem VAT. Jedną z najważniejszych informacji na białej liście jest numer firmowego bankowego rachunku rozliczeniowego wskazany przez podatnika w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Jeśli wpłacisz kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek spoza tej listy, to narazisz się na ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za jego zaległości podatkowe wynikające z transakcji. Aby udowodnić zachowanie należytej staranności w weryfikacji kontrahenta warto wydrukować dane z białej listy na dzień dokonania płatności i zachować w dokumentacji.
Jeśli jesteś stroną transakcji, to możesz też zgłosić się do Urzędu Skarbowego. Na Twój wniosek otrzymasz informację o aktualnej sytuacji podatkowej kontrahenta. Uzyskasz informację czy składa on obowiązkowe deklaracje podatkowe lub inne dokumenty oraz czy zalega z płatnościami podatków. Informacje te podawane są odpłatnie.
4 krok - Koniec języka za przewodnika
Bardzo często najlepiej przy weryfikacji kontrahentów sprawdza się sięgnięcie po telefon i przeprowadzenie wywiadu wśród dotychczasowych klientów podmiotu, z którym chcemy nawiązać współpracę. Warto po prostu zapytać, czy nasz przyszły kontrahent opłaca faktury w terminie. Można także zapytać o historię i skalę współpracy. Da nam to wyobrażenie jak może wyglądać przyszła kooperacja z tym podmiotem gospodarczym. Przedsiębiorcy są zazwyczaj wobec siebie lojalni i ostrzegają się o niesolidnych uczestnikach obrotu. Przy większych transakcjach obowiązkowa powinna być osobista wizyta u kontrahenta, która pozwala zweryfikować prawdziwość pozyskanych informacji. Możemy wtedy ocenić, jak na co dzień funkcjonuje biznes naszego kontrahenta, jak wygląda jego majątek ruchomy i nieruchomy, jaka jest skala sprzedaży.
Ostatnim krokiem w procesie weryfikacji kontrahenta jest poszukiwanie informacji w Internecie oraz, w razie potrzeby, skorzystanie z usług wywiadowni gospodarczej.
Weryfikacja w Internecie
Internet stanowi bogate źródło informacji o firmach. Możesz w nim znaleźć:
- Stronę internetową firmy: Sprawdź, czy firma posiada profesjonalną stronę internetową, która zawiera informacje o jej działalności, ofercie i danych kontaktowych.
- Profile w mediach społecznościowych: Zweryfikuj, czy firma jest obecna w mediach społecznościowych i jak komunikuje się z klientami.
- Opinie o firmie: Przeczytaj opinie o firmie w Internecie. Pamiętaj jednak, że opinie mogą być subiektywne i nie zawsze odzwierciedlają rzeczywisty obraz firmy.
- Artykuły i publikacje: Poszukaj artykułów i publikacji na temat firmy w Internecie. Mogą one dostarczyć cennych informacji o jej działalności, osiągnięciach i problemach.
Wywiadownie gospodarcze
Specjalizują się w gromadzeniu i analizowaniu informacji o firmach. Na podstawie zebranych danych przygotowują raporty, które zawierają informacje o:
- Strukturze własnościowej firmy
- Powiązaniach kapitałowych i osobowych
- Kondycji finansowej
- Historii działalności
- Reputacji na rynku
Usługi wywiadowni gospodarczych są odpłatne, ale mogą być cennym źródłem informacji, szczególnie w przypadku weryfikacji kontrahentów o dużym znaczeniu dla Twojej firmy.
Kompendium wiedzy o faktoringu >>
Jak my pomagamy w tym zakresie swoim klientom?
Nie tylko podjęcie współpracy z nowym kontrahentem, ale również pogorszenie się sytuacji finansowej dotychczasowego klienta to powód, dla którego warto przeanalizować aktualne informacje o tym podmiocie gospodarczym. Dla naszych klientów przeprowadzamy wywiad gospodarczy w ciągu 24h. W wymiarze podstawowym jest to usługa bezpłatna.
W przypadku realizowania dużych kontraktów niektórzy klienci chcą dokładnie sprawdzić sytuację kontrahenta. Na indywidualne zamówienie, przygotowujemy odpłatne, obszerne raporty. Obejmują one: dane z rejestrów dostępnych wyłącznie instytucjom finansowym, informacje o sytuacji finansowej kontrahenta z wyliczeniem wskaźników finansowych (w tym wskaźników dot. zadłużenia). Wywiad może być pogłębiony o wizytę w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej kontrahenta.
