Co to jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty (monit) to oficjalne pismo wierzyciela do dłużnika, informujące o upływie terminu płatności i wzywające do uregulowania długu w określonym czasie. Jest to formalna próba polubownego rozwiązania sporu, która stanowi niezbędny dowód w przypadku późniejszego postępowania sądowego
Niezapłacona faktura. 8 rzeczy, które warto zrobić, gdy dłużnik nie płaci >>
Jakie są rodzaje wezwań do zapłaty w procesie windykacji?
W procesie odzyskiwania należności, w zależności od etapu opóźnienia, możesz zastosować kilka rodzajów wezwania do zapłaty:
- Monit (przypomnienie): Wysyłany najczęściej drogą elektroniczną (e-mail, SMS) tuż po upływie terminu płatności (1–5 dni). Ma charakter głównie informacyjny i jest łagodną formą przypomnienia o zaległości. Nie określa konsekwencji związanych z zaniechaniem spłaty zadłużenia.
- Pierwsze wezwanie do zapłaty: Zawiera wezwanie dłużnika do zapłaty kwoty objętej pismem w wyznaczonym terminie. Może wskazywać na konkretne sankcje wobec dłużnika, jeśli ten nie ureguluje zobowiązania w terminie.
- Przedsądowe wezwanie do zapłaty (ostateczne): Jest ostatnią szansą na dobrowolne uregulowanie należności przez dłużnika. Jasno określa konsekwencje braku spłaty, w tym możliwość skierowania sprawy do sądu. Ten rodzaj wezwania najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Brak reakcji na tego rodzaju pismo jest postrzegany jako brak dobrej woli.
- Sądowe wezwanie do zapłaty: Wysyłane jest wtedy, gdy sprawa trafi do sądu i uprawomocni się wyrok.
- Wezwanie przedegzekucyjne: Pismo wysyłane już po uzyskaniu sądowego nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności. Daje dłużnikowi szansę na uniknięcie postępowania egzekucyjnego oraz związanych z nim kosztów.
Warto wiedzieć!
Polskie prawo nie wskazuje liczby i częstotliwości wysyłanych wezwań do zapłaty. W praktyce biznesowej nie warto jednak wysyłać więcej niż 2–3 wezwań. Jeśli nie skutkują one spłata zadłużenia podejmuje się bardziej rygorystyczne działania.
Co musi zawierać skuteczne wezwanie do zapłaty? (Checklista)
Prawo nie określa, jak należy sformułować wezwanie do zapłaty, ale by spełniało swoją funkcję, czyli mobilizowało dłużnika do zapłaty, powinno zawierać następujące informacje:
- Nazwę oraz dane teleadresowe dłużnika oraz wierzyciela, aby nie było wątpliwości kto zwraca się o uregulowanie płatności oraz kogo wezwanie dotyczy,
- Tytuł zobowiązania czyli podstawę naliczenia długu. Może to być nazwa, numer i data dokumentu potwierdzającego powstanie zobowiązanie np. faktura,
- Kwotę należności głównej wynikającą z faktury lub rachunku oraz odsetki ustawowe, które zgodnie z prawem można naliczać od dnia następnego, po upływie terminu płatności. Do wyliczenia odsetek można użyć powszechnie dostępnych kalkulatorów
- Termin spłaty i numer rachunku bankowego, na który należy dokonać płatności,
- Wyjaśnienie konsekwencji niedokonania zapłaty w podanym terminie:
- powiększenie kwoty do zapłaty o rosnące z każdym dniem odsetki ustawowe,
- możliwość wystąpienia na drogę postępowania sądowego i powiększenie zobowiązania o związane z tym koszty,
- opublikowanie informacji o nieuregulowanych zobowiązaniach w ogólnodostępnych bazach Biur Informacji Gospodarczej.
- Zaproponowanie możliwości ugodowego załatwienia sprawy np. rezygnacji z naliczenie noty księgowej o wartości 40 euro z tytułu rekompensaty za koszty windykacji.
Kiedy należy wysłać wezwanie do zapłaty?
Wczesne monity możesz wysłać e-mailem, jednak przedsądowe wezwanie do zapłaty bezwzględnie należy wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO).
Dlaczego to takie ważne? Zyskujesz twardy dowód dla sądu, że dołożyłeś starań, by rozwiązać spór polubownie. Co jeśli dłużnik nie odbierze listu? Podwójne awizowanie przesyłki (gdy list leży na poczcie 14 dni i wraca do nadawcy) w polskim prawie uruchamia tzw. domniemanie doręczenia. Uznaje się, że dłużnik miał możliwość zapoznania się z pismem, a Ty możesz śmiało iść do sądu.
Windykacja należności– praktyczny przewodnik >>
Jak skutecznie dostarczyć wezwanie do zapłaty, aby miało moc prawną?
Aby wezwanie do zapłaty było skuteczne należy należy wysłać je dłużnikowi w sposób, który da nam dowód na to, że dłużnik je otrzymał. Najlepszy do tego będzie list polecony z potwierdzeniem odbioru. Taki sposób wysyłki jest również korzystny dla wierzyciela, jeśli dłużnik nie odbierze listu. Listonosz dwukrotnie podejmuje próbę dostarczenia przesyłki, pozostawiając awizo, a po 14 dniach list wraca do nadawcy. Jednak adnotacja po podwójnym awizowaniu przesyłki powoduje, że mamy do czynienia z domniemaniem dostarczenia wezwania do zapłaty.
Dlaczego warto wysłać wezwanie? 2 kluczowe powody biznesowe
Wysłanie wezwania to nie tylko „straszak” – to realne zabezpieczenie Twoich interesów finansowych i prawnych:
1. Obowiązek prawny przed sprawą w sądzie
Na mocy przepisów prawnych o wspieraniu polubownych metod rozwiązywania sporów wysłanie monitu do dłużnika jest obowiązkowe. Jeśli nie wyślemy wezwania do zapłaty i zdecydujemy się skierować sprawę do sądu, to narazimy się na zarzut przedwczesności powództwa z uwagi na niepodjęcie przez powoda próby mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu.
2. Szansa na formalne uznanie długu i przerwanie przedawnienia
Po drugie, jeśli dłużnik pisemnie odpowie na wezwanie do zapłaty wskazując wysokość i tytuł swojego zadłużenia i proponując ugodowe rozstrzygnięcie sprawy np. rozłożenie spłaty zadłużenia na raty albo umorzenie części długu to takie pismo może stanowić uznanie długu. Jeśli pismo będzie podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki to taka odpowiedź dłużnika spowoduje przerwanie biegu przedawnienia.
Twój kontrahent nie uregulował zobowiązania? Nie czekaj, aż będzie za późno
Statystyki rynkowe są bezwzględne: po 70 dniach oczekiwania na płatność prawdopodobieństwo odzyskania długu spada do zaledwie 50%. Im dłużej zwlekasz, tym mniejsza szansa, że zobaczysz swoje pieniądze. Warto wtedy postawić na profesjonalne wsparcie.
W INDOS SA doskonale rozumiemy specyfikę małych i średnich przedsiębiorstw. Aż 82% należności odzyskujemy na etapie windykacji polubownej, bez konieczności angażowania sądu i komornika.
